Ratgeber › Bewirtungsbeleg

Bewirtungsbeleg: Vorlage online ausfüllen

Für ein Geschäftsessen verlangt das Finanzamt fünf Angaben: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Bewirtung (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Füllen Sie sie hier aus, drucken Sie den Beleg, unterschreiben Sie ihn und heften Sie die Rechnung der Gaststätte an. Abziehbar sind 70 % der Kosten.

Vorschau

Diese Angaben verlangt das Finanzamt

Das Gesetz sagt: „Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen“ (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, wenn Sie die Rechnung beifügen.

Angabe	So machen Sie es richtig
Teilnehmer	Alle Personen mit Namen, auch Sie selbst und Ihre Mitarbeiter. Bei Geschäftspartnern die Firma dazuschreiben.
Anlass	Konkret: Projekt, Auftrag oder Thema. Allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“ oder „Hintergrundgespräch“ reichen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht.
Höhe	Rechnungsbetrag plus Trinkgeld. Trinkgeld, das nicht auf der Rechnung steht, lassen Sie sich vom Empfänger auf der Rechnung quittieren.
Unterschrift	Der Beleg ist ein Eigenbeleg und wird von Ihnen unterschrieben. Füllen Sie ihn zeitnah aus, am besten noch am selben Tag.

Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte

Nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (gilt für Bewirtungen ab 2025, vorher galt das Schreiben vom 30.06.2021) muss die Rechnung maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Nutzt die Gaststätte ein Kassensystem mit TSE, wird nur ein Beleg mit TSE-Angaben anerkannt. Bis 250 € muss die Rechnung die Angaben einer Kleinbetragsrechnung enthalten (§ 33 UStDV), darüber zusätzlich den Namen der bewirtenden Person. Ein digitaler Bewirtungsbeleg ist möglich, wenn er elektronisch unterschrieben oder freigegeben wird und spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben.

70 Prozent abziehbar, Vorsteuer voll

Als Betriebsausgabe dürfen Sie 70 % der angemessenen Bewirtungskosten abziehen, 30 % sind nicht abziehbar. Die Vorsteuer aus der Rechnung können Sie dagegen in voller Höhe geltend machen, wenn die Rechnung die umsatzsteuerlichen Angaben enthält. Bewirten Sie nur Ihre eigenen Mitarbeiter (zum Beispiel bei einer Betriebsfeier), gilt die 70-%-Grenze nicht; dafür gibt es eigene Regeln.

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Häufige Fragen

Muss ich mich selbst als Teilnehmer eintragen?

Ja. Zu den Teilnehmern gehören alle bewirteten Personen, einschließlich des Gastgebers und teilnehmender Mitarbeiter.

Reicht die Rückseite der Restaurantrechnung?

Ja. Viele Gaststätten drucken einen Vordruck auf die Rechnung oder deren Rückseite. Ein separater, angehefteter Bewirtungsbeleg wie dieser ist genauso zulässig.

Was gilt bei einer Bewirtung im Büro?

Dann gibt es keine Gaststättenrechnung. Sie machen alle fünf Angaben selbst und belegen die Höhe mit den Einkaufsbelegen. Wählen Sie im Feld „Art“ die Option „Im Betrieb oder zu Hause“.

Stand: Oktober 2026. Quellen: § 4 Abs. 5 EStG, § 33 UStDV, Deloitte Tax-News zum BMF-Schreiben vom 19.11.2025. Keine Steuerberatung.

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