Ratgeber › Kassenbuch-Vorlage
Kassenbuch Vorlage: kostenlos als PDF und Excel
Laden Sie die Vorlage herunter, tragen Sie zuerst den Anfangsbestand ein und danach jeden Tag jede Bareinnahme und -ausgabe mit Datum, Beleg-Nummer und Text. Der Bestand nach jeder Zeile darf nie negativ werden.
Querformat A4, 20 Zeilen je Blatt. Die Excel-Datei rechnet den Kassenbestand nach jeder Zeile und die Monatssummen automatisch.
Diese Spalten braucht ein Kassenbuch
| Spalte | Was hinein gehört |
|---|---|
| Nr. | Fortlaufende Nummer ohne Lücken. |
| Datum | Tag des Geschäftsvorfalls. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). |
| Beleg-Nr. | Verweis auf Quittung, Rechnung, Z-Bon oder Eigenbeleg. Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. |
| Buchungstext | Kurz und eindeutig: „Tageseinnahmen lt. Zählprotokoll“, „Porto, Briefmarken“, „Bankeinzahlung Sparkasse“. |
| USt % | Steuersatz, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind (19 % oder 7 %). |
| Einnahme / Ausgabe | Bruttobetrag in Euro. |
| Bestand | Kassenbestand nach der Buchung. Er muss jederzeit mit dem gezählten Bargeld übereinstimmen. |
So füllen Sie die Vorlage richtig aus
- Erste Zeile: Anfangsbestand oder Übertrag vom Vormonat.
- Jeden Geschäftstag eintragen, nicht gesammelt am Monatsende.
- Auf Papier mit Kugelschreiber schreiben. Fehler nicht radieren oder überkleben, sondern so durchstreichen, dass sie lesbar bleiben, und darunter richtig eintragen.
- Bankeinzahlungen und -abhebungen gehören ins Kassenbuch (als Ausgabe bzw. Einnahme der Kasse), ebenso Privatentnahmen und Privateinlagen.
- Regelmäßig zählen (Kassensturz) und das Ergebnis mit Unterschrift festhalten.
- Am Monatsende Summen bilden, Endbestand als Übertrag in den nächsten Monat.
Excel-Vorlage: was Sie wissen sollten
Die Excel-Datei ist bequem, hat aber einen Haken: Jede Zelle lässt sich später ändern, ohne dass es auffällt. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung feststellbar bleibt. Wer mit Excel arbeitet, sollte das Blatt deshalb täglich ausdrucken und unterschreiben oder ein Programm nutzen, das Änderungen technisch verhindert.
Lieber online und unveränderbar? MeinKassenbuch nummeriert automatisch, verhindert negative Bestände, erlaubt Korrekturen nur per Storno und schließt Tage mit Zählprotokoll ab. 30 Tage kostenlos.
Kassenbuch online testenHäufige Fragen zur Vorlage
Darf ich ein handschriftliches Kassenbuch führen?
Ja. Ein gebundenes oder fortlaufend nummeriertes Papierkassenbuch ist zulässig, wenn es täglich, vollständig und ohne nachträgliche unkenntliche Änderungen geführt wird.
Muss ich die Vorlage unterschreiben?
Eine Unterschrift ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber üblich und sinnvoll, vor allem beim Kassensturz und beim Monatsabschluss. Bei Vereinen prüfen und unterschreiben oft die Kassenprüfer.
Welche Kassenbuch-Vorlage nimmt der Steuerberater?
Die Spalten der Vorlage entsprechen dem, was Steuerberater üblicherweise brauchen. Fragen Sie trotzdem kurz nach, in welcher Form Ihr Büro die Daten haben möchte. Unser Online-Kassenbuch exportiert eine CSV-Datei, die sich in Excel und den meisten Buchhaltungsprogrammen öffnen lässt.