Ratgeber › Eigenbeleg
Eigenbeleg: wann erlaubt und was hineingehört
Ein Eigenbeleg ersetzt einen fehlenden Fremdbeleg, zum Beispiel wenn eine Quittung verloren ging oder es für eine Ausgabe keinen Beleg gibt (Parkautomat ohne Bon, Trinkgeld). Er muss Datum, Betrag, Empfänger, Zweck und den Grund für den fehlenden Originalbeleg enthalten und unterschrieben sein. Vorsteuer können Sie aus einem Eigenbeleg nicht abziehen.
Pflichtangaben
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Datum der Ausgabe | 14.10.2026 |
| Betrag (brutto) | 4,00 € |
| Zahlungsempfänger | Parkhaus Am Markt, Musterstadt |
| Art und Anlass der Ausgabe | Parken beim Kundentermin Firma Beispiel GmbH |
| Grund für den fehlenden Fremdbeleg | Automat gab keinen Beleg aus |
| Datum der Erstellung, Unterschrift | 14.10.2026, [Unterschrift] |
Wann akzeptiert das Finanzamt einen Eigenbeleg?
- Wenn ein Fremdbeleg nicht zu bekommen war oder nachweislich verloren ging.
- Für einzelne, plausible Beträge. Eine feste Obergrenze gibt es nicht, aber viele oder hohe Eigenbelege fallen bei einer Prüfung auf.
- Wenn sich die Ausgabe auch anders belegen lässt, zum Beispiel durch einen Kontoauszug oder eine Terminnotiz.
Fragen Sie bei verlorenen Rechnungen zuerst beim Aussteller nach einer Zweitschrift. Sie ist besser als jeder Eigenbeleg.
Keine Vorsteuer aus dem Eigenbeleg
Für den Vorsteuerabzug braucht es eine Rechnung des leistenden Unternehmers (§ 15 Abs. 1 UStG). Im Eigenbeleg wird deshalb nur der Bruttobetrag als Betriebsausgabe gebucht. Auch für Bewirtungskosten reicht ein Eigenbeleg nicht: Dort ist die Rechnung der Gaststätte Pflicht, siehe Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen.
Muster zum Abschreiben
|
Eigenbeleg Nr. [ ] Datum der Ausgabe: [ ] · Betrag: [ ] € (brutto) Ich versichere, dass die Angaben richtig sind. |
Im Kassenbuch buchen
Bar bezahlte Ausgaben mit Eigenbeleg buchen Sie wie jede andere Ausgabe am Tag der Zahlung; die Belegnummer des Eigenbelegs kommt in die Belegspalte. Die Quittungsvorlage eignet sich auch als sauber gedruckter Eigenbeleg: Tragen Sie den Empfänger ein und notieren Sie den Grund im Feld für den Zweck.
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30 Tage kostenlos testenHäufige Fragen
Bis zu welchem Betrag ist ein Eigenbeleg erlaubt?
Eine gesetzliche Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist, dass die Ausgabe betrieblich, glaubhaft und die Ausnahme ist.
Kann ich Trinkgeld mit einem Eigenbeleg absetzen?
Ja, bei betrieblichem Anlass. Bei Bewirtungen lassen Sie sich das Trinkgeld besser auf der Rechnung vom Empfänger quittieren.
Ist ein Eigenbeleg ohne Unterschrift gültig?
Ohne Unterschrift hat er deutlich weniger Beweiskraft. Unterschreiben Sie ihn immer mit Datum.
Quellen: §§ 145, 146, 147 AO; § 15 UStG; GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Rz. 76 ff.). Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.