Ratgeber › Privatentnahme und Geldtransit
Privatentnahme und Geldtransit buchen
Nehmen Sie Geld aus der Geschäftskasse für private Zwecke, buchen Sie es als Ausgabe „Privatentnahme“ mit Eigenbeleg. Legen Sie privates Geld ein, ist es eine Einnahme „Privateinlage“. Bringen Sie Bargeld zur Bank, ist das ein Geldtransit: Ausgabe in der Kasse, Eingang auf dem Bankkonto. Keiner dieser Vorgänge ist Umsatz oder Betriebsausgabe, aber jeder gehört ins Kassenbuch.
Die drei Fälle
| Vorgang | In der Kasse | Beleg | Wirkung auf Gewinn |
|---|---|---|---|
| Privatentnahme | Ausgabe | Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Unterschrift | keine |
| Privateinlage | Einnahme | Eigenbeleg | keine |
| Geldtransit Kasse → Bank | Ausgabe | Einzahlungsbeleg der Bank | keine |
| Geldtransit Bank → Kasse | Einnahme | Auszahlungsbeleg oder Kontoauszug | keine |
Beispiel
| Datum | Beleg | Text | Einnahme | Ausgabe | Bestand |
|---|---|---|---|---|---|
| 03.11. | – | Anfangsbestand | 200,00 | ||
| 03.11. | K-101 | Tageseinnahmen | 640,00 | 840,00 | |
| 04.11. | B-022 | Geldtransit an Bank | 500,00 | 340,00 | |
| 04.11. | EB-007 | Privatentnahme | 100,00 | 240,00 |
Warum das wichtig ist
- Kein negativer Bestand: Fehlt eine Einlage, rutscht die Kasse rechnerisch ins Minus. Für Prüfer ist das ein Beweis, dass Einnahmen fehlen.
- Abgleich mit der Bank: Jede Einzahlung auf dem Kontoauszug braucht ihr Gegenstück im Kassenbuch und umgekehrt.
- Kassensturz stimmt: Nur wenn alle Entnahmen gebucht sind, passt das gezählte Geld zum Soll-Bestand.
Der Eigenbeleg
Für Privatentnahmen und -einlagen gibt es keinen fremden Beleg. Schreiben Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck („Privatentnahme“) und Unterschrift. Bei GmbHs sind Privatentnahmen nicht möglich; Geld an Gesellschafter läuft als Darlehen oder Ausschüttung.
Ohne Minus in der Kasse: MeinKassenbuch lässt keinen negativen Bestand zu und zeigt bei jeder Buchung den neuen Stand. Text und Belegnummer stehen direkt im Eintrag.
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Muss ich Privatentnahmen versteuern?
Nein. Die Entnahme von Bargeld ist kein Gewinn und keine Ausgabe. Besteuert wird der Gewinn, nicht das entnommene Geld. Anders ist es bei Sachentnahmen, etwa Waren für den Eigenbedarf.
Darf ich die Tageseinnahmen direkt privat mitnehmen?
Ja, aber erst die Einnahmen buchen und dann die Entnahme. Nie nur den Rest buchen, der in der Kasse bleibt.
Wie buche ich Wechselgeld von der Bank?
Als Geldtransit Bank → Kasse, also Einnahme in der Kasse mit dem Auszahlungsbeleg der Bank.
Quellen: § 146 AO; § 4 Abs. 1 EStG (Entnahmen und Einlagen); GoBD. Stand: November 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.