Ratgeber › Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation für die Kasse
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihre Bargeldvorgänge vom Beleg bis zum Kassenbuch erfasst, kontrolliert und aufbewahrt werden. Die GoBD verlangen sie für jedes Aufzeichnungsverfahren. Für einen kleinen Betrieb reichen oft wenige Seiten. Fehlt sie, ist das ein formaler Mangel; die Buchführung wird dadurch nicht automatisch verworfen, solange alles andere nachvollziehbar ist.
Die vier Teile nach GoBD
| Teil | Inhalt für die Kasse |
|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Betrieb, Kassenart (offene Ladenkasse, Kassenbuch-App, elektronische Kasse), wer verantwortlich ist |
| Anwenderdokumentation | Wie gebucht wird: täglich, Belegnummern, Storno statt Löschen, Tagesabschluss mit Zählprotokoll |
| Technische Systemdokumentation | Welche Software, Version, wo Daten liegen, Export und Datensicherung |
| Betriebsdokumentation | Kontrollen und Sicherung: wer zählt, wer prüft, wie oft exportiert wird, Aufbewahrung |
Muster-Gliederung für kleine Betriebe
- Unternehmen: Name, Anschrift, Steuernummer, Branche, Öffnungszeiten.
- Kasse: Art der Kasse, Anzahl Kassen, Standort, Wechselgeldbestand.
- Zuständigkeiten: Wer darf kassieren, buchen, zählen, Bargeld zur Bank bringen.
- Täglicher Ablauf: Einnahmen erfassen, Ausgaben mit Beleg, Kassensturz am Abend, Zählprotokoll, Tagesabschluss.
- Sonderfälle: Privatentnahmen und Einlagen, Bankeinzahlungen, Kassendifferenzen, Storno.
- Belege: Nummerierung, Ablage, Eigenbelege, Aufbewahrung 8 bzw. 10 Jahre.
- Software und Daten: Programm, Export-Rhythmus, Datensicherung, Zugriff bei einer Prüfung.
- Kontrollen: Wer prüft wann den Kassenbestand gegen das Kassenbuch.
- Änderungshistorie: Datum jeder Änderung an dieser Dokumentation.
Häufige Fehler
- Ein Mustertext aus dem Internet, der nicht zum Betrieb passt.
- Abläufe beschrieben, die in Wirklichkeit anders laufen.
- Keine Version und kein Datum: Ein Prüfer muss sehen, was in einem bestimmten Jahr galt.
Weniger zu beschreiben: Mit MeinKassenbuch sind Storno, Tagesabschluss, Zählprotokoll und Export schon festgelegt. Das hält die Verfahrensdokumentation kurz.
30 Tage kostenlos testen GoBD erklärtHäufige Fragen
Muss ich die Verfahrensdokumentation selbst schreiben?
Sie können sie selbst erstellen oder mit Ihrem Steuerberater. Wichtig ist, dass sie Ihre tatsächlichen Abläufe beschreibt.
Wie lange muss ich sie aufbewahren?
So lange wie die Aufzeichnungen, die sie beschreibt, also in der Regel 10 Jahre. Alte Fassungen nicht überschreiben, sondern mit Datum aufheben.
Brauche ich sie auch bei einer Papierkasse?
Ja, die Pflicht hängt nicht von der Software ab. Bei einer offenen Ladenkasse beschreiben Sie, wie Kassenbericht und Zählprotokoll erstellt werden.
Quellen: BMF-Schreiben zu den GoBD, Rz. 151 ff.; § 146 AO. Stand: November 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.