Ratgeber › GoBD
GoBD: was für Ihr Kassenbuch gilt
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Für die Kasse heißt das vor allem: jeden Vorgang einzeln, vollständig und täglich aufzeichnen, nichts spurlos ändern und alles 8 bzw. 10 Jahre maschinell auswertbar aufbewahren.
Die Grundsätze auf einen Blick
| Grundsatz | Was es für die Kasse bedeutet |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Ein Prüfer muss jeden Vorgang vom Beleg bis zum Kassenbestand verfolgen können. |
| Vollständigkeit | Jede Bareinnahme und -ausgabe einzeln, auch Privatentnahmen und Bankeinzahlungen. |
| Richtigkeit | Betrag, Datum und Text stimmen mit dem Beleg überein. |
| Zeitgerechte Buchung | Kassenvorgänge täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). |
| Ordnung | Belege fortlaufend nummeriert und auffindbar. |
| Unveränderbarkeit | Korrekturen nur so, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt (§ 146 Abs. 4 AO). |
Unveränderbarkeit in der Praxis
Ein falscher Eintrag wird nicht gelöscht oder überschrieben, sondern storniert und neu gebucht. In einer Excel-Tabelle oder Word-Datei lässt sich das nicht nachweisen, weil jeder Wert spurlos änderbar ist. Software für das Kassenbuch muss Änderungen protokollieren oder ausschließen. Bei einem Papierkassenbuch wird mit Kugelschreiber geschrieben und nur durchgestrichen, nicht radiert.
Aufbewahrung
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, also das Kassenbuch selbst, Inventare, Jahresabschlüsse.
- 8 Jahre: Buchungsbelege, etwa Quittungen und Rechnungen (seit 2025, § 147 Abs. 3 AO).
- 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe.
- Elektronische Daten müssen im Originalformat und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck reicht nicht, wenn die Daten elektronisch entstanden sind.
Datenzugriff des Finanzamts
Bei einer Außenprüfung oder Kassennachschau darf der Prüfer Einsicht in Ihre Daten nehmen, sie selbst auswerten lassen oder sie auf einem Datenträger verlangen. Ein CSV-Export des Kassenbuchs mit allen Buchungen und Stornos erfüllt diese Anforderung für ein einfaches Kassenbuch in der Regel.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Ihre Kasse organisiert ist: wer bucht, wann gezählt wird, wo Belege liegen. Wie das für kleine Betriebe aussieht, steht unter Verfahrensdokumentation für die Kasse.
Kassenbuch nach GoBD-Prinzipien: Storno statt Löschen, abgeschlossene Tage bleiben unverändert, kein negativer Bestand, Prüfsumme und CSV-Export für das Finanzamt.
30 Tage kostenlos testen Kassenbuch führenHäufige Fragen
Gibt es eine GoBD-Zertifizierung für Software?
Nein. Das Finanzamt zertifiziert keine Software. Ob die Buchführung ordnungsgemäß ist, hängt auch von Ihren Abläufen und Belegen ab, nicht nur vom Programm.
Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer?
Ja. Sie gelten für alle, die nach Steuergesetzen Aufzeichnungen führen müssen, also auch für Freiberufler und Kleinunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung.
Was passiert bei Verstößen?
Wiegen die Mängel schwer, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und die Gewinne schätzen. Bei Kassen ist das das häufigste Risiko.
Quellen: BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 mit späteren Änderungen; §§ 146, 147 AO. Stand: November 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.