Ratgeber › Kassenbuch für Vereine

Kassenbuch für Vereine

Auch ein Verein mit Barkasse sollte jede Einnahme und Ausgabe mit Datum, Beleg und neuem Bestand in einem Kassenbuch festhalten. Gemeinnützige Vereine müssen ihre Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufzeichnen, und der Vorstand schuldet den Mitgliedern Rechenschaft.

Rechtliche Grundlagen

Gemeinnützigkeit: Der Verein muss den Nachweis seiner gemeinnützigen Geschäftsführung „durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben“ führen (§ 63 Abs. 3 AO).
Rechenschaft des Vorstands: Für die Geschäftsführung des Vorstands gelten die Regeln des Auftragsrechts (§ 27 Abs. 3 BGB in Verbindung mit § 666 BGB): Der Vorstand muss Auskunft geben und Rechenschaft ablegen, in der Regel bei der Mitgliederversammlung.
Satzung: Viele Satzungen schreiben Kassenprüfer und eine jährliche Kassenprüfung vor.

Was gehört in die Vereinskasse?

Vorgang	Buchung	Beleg
Bar gezahlte Mitgliedsbeiträge	Einnahme, Kategorie Mitgliedsbeiträge	Quittung oder Beitragsliste
Einnahmen vom Vereinsfest	Einnahme, getrennt nach Getränken, Speisen, Eintritt	Zählprotokoll der Festkasse
Spenden in bar	Einnahme, Kategorie Spenden	Spendenliste, Kopie der Zuwendungsbestätigung
Einkauf für das Fest	Ausgabe	Kassenbon
Einzahlung auf das Vereinskonto	Ausgabe, Kategorie Geldtransit (Bank)	Einzahlungsbeleg der Bank

Gemeinnützige Vereine trennen ihre Einnahmen steuerlich in vier Bereiche: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Nutzen Sie dafür die Kategorie-Spalte, dann kann der Kassenwart die Jahresrechnung leichter aufteilen.

Kassenprüfung vorbereiten

Kassenbuch für das Jahr ausdrucken oder als CSV exportieren.
Belege in Reihenfolge der Buchungsnummern ablegen.
Kassensturz am Stichtag mit Zählprotokoll.
Kassenprüfer prüfen stichprobenweise Belege und Bestand und unterschreiben den Prüfbericht.

Für Kassenwarte: MeinKassenbuch lässt sich von mehreren Vorstandsmitgliedern mit demselben Zugangsschlüssel öffnen. Jede Buchung bleibt unveränderbar, das Protokoll zeigt, was wann passiert ist. Das macht die Übergabe an den nächsten Kassenwart und die Kassenprüfung einfach.

Vereinskasse anlegen

Häufige Fragen

Braucht ein kleiner Verein ein Kassenbuch?

Sobald der Verein Bargeld hat, ist ein Kassenbuch der einfachste Nachweis gegenüber Mitgliedern, Kassenprüfern und Finanzamt. Ohne Aufzeichnungen ist die Entlastung des Vorstands schwer zu begründen.

Wer führt das Kassenbuch im Verein?

In der Regel der Kassenwart oder Schatzmeister. Wer genau zuständig ist, regeln Satzung oder Geschäftsordnung.

Wie führe ich eine Festkasse?

Geben Sie ein abgezähltes Wechselgeld aus und buchen es als Ausgabe der Vereinskasse. Nach dem Fest zählen Sie die Festkasse und buchen den gesamten Betrag mit Zählprotokoll als Einnahme. Die Differenz aus beiden ist der Festerlös.

Stand: Oktober 2026. Quellen: § 63 AO, § 27 BGB. Dieser Ratgeber ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Weiterlesen: Kassenbuch führen · Kassensturz · Vorlage