Ratgeber › Kassenbuch führen
Kassenbuch führen: so geht es richtig
Ein Kassenbuch führen heißt: jede Bareinnahme und -ausgabe am selben Tag eintragen, mit fortlaufender Nummer, Datum, Beleg, Text und neuem Kassenbestand. Der Bestand darf nie negativ sein, und einmal Eingetragenes wird nicht geändert, sondern storniert.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Abgabenordnung schreibt vor: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten“ (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Für buchführungspflichtige Unternehmen (zum Beispiel GmbH, UG, eingetragene Kaufleute) bedeutet das in der Praxis ein Kassenbuch.
Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt (viele Kleingewerbetreibende und Freiberufler), muss kein Kassenbuch im engeren Sinn führen, aber Bareinnahmen und -ausgaben trotzdem einzeln und vollständig aufzeichnen. Die IHK Region Stuttgart nennt dafür auch eine geordnete Belegablage als Möglichkeit (Stand Juni 2025). Ein Kassenbuch ist der einfachste Weg, das sauber nachzuweisen, besonders bei vielen Barvorgängen.
Für Vereine gelten eigene Nachweispflichten.
Die Grundregeln
| Regel | Was das konkret heißt |
|---|---|
| Täglich | Eintragen am Tag des Vorgangs, nicht gesammelt am Monatsende. |
| Einzeln und vollständig | Jede Einnahme und Ausgabe einzeln (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Ausnahme: Verkauf von Waren an viele unbekannte Kunden gegen Bargeld ohne elektronisches Kassensystem; dann reicht die Tageslosung aus einem Kassenbericht (offene Ladenkasse). |
| Chronologisch und fortlaufend nummeriert | Keine Lücken, kein späteres Einschieben. |
| Mit Beleg | Zu jeder Buchung gehört ein Beleg: Quittung, Rechnung, Z-Bon oder Eigenbeleg. |
| Nie negativ | In einer Kasse kann nicht weniger als null Euro liegen. Ein negativer Bestand zeigt, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben zu früh gebucht wurden. |
| Unveränderbar | „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist“ (§ 146 Abs. 4 AO). |
| Kassensturzfähig | Der Buchbestand muss jederzeit mit dem gezählten Bargeld übereinstimmen (Kassensturz). |
Beispiel
| Nr. | Datum | Beleg | Text | Einnahme | Ausgabe | Bestand |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.10.2026 | Übertrag aus September | 250,00 € | |||
| 2 | 01.10.2026 | Z-Bon 311 | Tageseinnahmen | 486,40 € | 736,40 € | |
| 3 | 01.10.2026 | Q-2026-77 | Reinigungsmittel | 12,99 € | 723,41 € | |
| 4 | 02.10.2026 | EB-12 | Bankeinzahlung Volksbank | 500,00 € | 223,41 € | |
| 5 | 02.10.2026 | EB-13 | Privatentnahme | 50,00 € | 173,41 € |
Beispiel mit erfundenen Daten. EB = Eigenbeleg.
Fehler korrigieren: Storno statt Tipp-Ex
Auf Papier streichen Sie die falsche Zeile so durch, dass sie lesbar bleibt, und tragen die richtige Buchung neu ein. Digital gilt dasselbe Prinzip: eine Stornobuchung kehrt die falsche Buchung um, beide bleiben sichtbar. In MeinKassenbuch geben Sie beim Storno einen Grund an; die Buchungen sind dauerhaft miteinander verknüpft.
Häufige Fehler, die das Finanzamt beanstandet
- Kassenbuch erst am Monatsende nachgetragen.
- Negative Kassenbestände (Kassenfehlbeträge).
- Bankeinzahlungen oder Privatentnahmen fehlen.
- Excel-Tabellen, in denen Einträge nachträglich geändert wurden.
- Fehlende Belege oder runde Schätzbeträge.
Bei formellen Mängeln kann das Finanzamt die Kassenführung verwerfen und Einnahmen hinzuschätzen. Bei materiellen Mängeln, etwa unvollständig erfassten Einnahmen, ist das Risiko besonders hoch (IHK Region Stuttgart, Stand Juni 2025).
MeinKassenbuch setzt diese Regeln technisch um: fortlaufende Nummern, chronologische Reihenfolge, kein negativer Bestand, Storno statt Löschen, Tagesabschluss mit Zählprotokoll.
30 Tage kostenlos testenHäufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?
Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer, nicht die Aufzeichnungspflicht. Wenn Sie bar kassieren, müssen Sie die Einnahmen einzeln und vollständig aufzeichnen. Ein Kassenbuch ist dafür der übliche und sichere Weg.
Gehören EC- und Kartenzahlungen ins Kassenbuch?
Nein, nur Bargeld. Kartenzahlungen landen auf dem Bankkonto. Wenn Ihre Registrierkasse Bar- und Kartenumsätze zusammen ausweist, buchen Sie nur den Baranteil in die Kasse.
Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?
Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, Stand Oktober 2026).
Stand: Oktober 2026. Quellen: § 146 AO, § 147 AO, IHK Region Stuttgart: Anforderungen an die Kassenführung. Dieser Ratgeber ist keine Steuerberatung.
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