Ratgeber › Kassenbuch für Kleinunternehmer
Kassenbuch für Kleinunternehmer
Ein förmliches Kassenbuch ist für Kleinunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung keine ausdrückliche Pflicht. Bareinnahmen und Barausgaben müssen aber einzeln, vollständig und zeitnah aufgezeichnet werden. Wer regelmäßig Bargeld annimmt, erfüllt das am einfachsten und am prüfungssichersten mit einem Kassenbuch.
Was gilt rechtlich?
| Situation | Pflicht |
|---|---|
| Kleinunternehmer mit EÜR, kaum Bargeld (Zahlung per Überweisung) | Belege sammeln, Kontoauszüge reichen meist |
| Kleinunternehmer mit EÜR, regelmäßig Bareinnahmen | Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen (§ 146 Abs. 1 AO); Kassenbuch empfohlen |
| Bilanzierende Unternehmen (z. B. GmbH) | Kassenbuch als Teil der Buchführung |
| Elektronische Kasse | zusätzlich TSE, Belegausgabe und Meldung, siehe TSE-Pflicht |
Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) befreit nur von der Umsatzsteuer, nicht von Aufzeichnungspflichten. Seit 2025 gilt sie bei einem Vorjahresumsatz bis 25.000 € und einem laufenden Umsatz bis 100.000 €.
Warum ein Kassenbuch trotzdem sinnvoll ist
- Nachweis bei Prüfungen: Ohne nachvollziehbare Aufzeichnungen kann das Finanzamt Umsätze schätzen.
- Kleinunternehmergrenze im Blick: Sie sehen jederzeit, wie nah Sie an 25.000 € bzw. 100.000 € sind.
- Privat und betrieblich trennen: Privatentnahmen und -einlagen aus der Kasse sind sauber dokumentiert.
- Kassenstand stimmt: Ein negativer Kassenbestand ist ein klassischer Prüfungsfehler und fällt im Kassenbuch sofort auf.
Beispiel: eine Woche Kassenbuch
| Datum | Beleg | Text | Einnahme | Ausgabe | Bestand |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.10. | – | Anfangsbestand | 150,00 | ||
| 02.10. | Q-014 | Reparatur bar, Kunde Meyer | 80,00 | 230,00 | |
| 03.10. | E-031 | Kleinmaterial Baumarkt | 23,40 | 206,60 | |
| 04.10. | – | Privatentnahme | 100,00 | 106,60 |
Als Kleinunternehmer buchen Sie Bruttobeträge; eine Umsatzsteuerspalte brauchen Sie nicht. Quittungen an Kunden enthalten den Hinweis auf § 19 UStG, siehe Quittung richtig ausfüllen.
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Reicht eine Excel-Tabelle als Kassenbuch?
Excel ist nicht verboten, aber Einträge lassen sich spurlos ändern. Das widerspricht der Unveränderbarkeit nach den GoBD und kann bei einer Prüfung zur Verwerfung führen. Sicherer ist eine Software, die Änderungen protokolliert, oder ein gebundenes Papierkassenbuch.
Muss ich täglich buchen?
Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Bei wenigen Vorgängen buchen Sie am Tag des Vorgangs.
Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?
Aufzeichnungen und Bücher 10 Jahre, Buchungsbelege seit 2025 8 Jahre (§ 147 AO).
Quellen: §§ 146, 147 AO; § 19 UStG; GoBD. Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.